Diese Datenschutzerklärung gilt für alle personenbezogenen Daten, die RoboCorpus über diese Website verarbeitet (robocorpus.be) sowie über alle zugehörigen Kontakt- oder Buchungsformulare. Sie ergeht in Übereinstimmung mit:
- der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung, DSGVO), anwendbar seit dem 25. Mai 2018; und
- dem belgischen Gesetz vom 30. Juli 2018 über den Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten (Wet van 30 juli 2018 / Loi du 30 juillet 2018), das die DSGVO in belgisches Recht umsetzt.
Wir erheben nur, was wir brauchen, bewahren es nur so lange wie nötig auf und verkaufen es niemals.
Wer wir sind (Verantwortlicher)
RoboCorpus ist der Verantwortliche im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Das bedeutet, dass wir über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten entscheiden.
USt-IdNr. BE 1042.126.626
Datenschutzbeauftragter (DSB): Als kleines Unternehmen, das personenbezogene Daten nicht in großem Umfang und besondere Datenkategorien nicht als Kerntätigkeit verarbeitet, ist RoboCorpus nach Art. 37 DSGVO nicht verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Datenschutzanfragen richten Sie bitte an die oben genannte Adresse.
Personenbezogene Daten, die wir erheben
Wir erheben personenbezogene Daten auf folgenden Wegen:
A. Daten, die Sie uns selbst mitteilen
- Kontaktformular: Vor- und Nachname, Firmenname, geschäftliche E-Mail-Adresse, Telefonnummer und der Inhalt Ihrer Nachricht (einschließlich der Art der Roboteranfrage).
- Demo-Buchung: Vor- und Nachname, Firmenname, E-Mail, Telefonnummer, Wunschtermin und etwaige Hinweise zu Ihrem Automatisierungsbedarf.
- E-Mail-Korrespondenz: alle Daten, die Sie freiwillig angeben, wenn Sie uns direkt an info@robocorpus.be schreiben.
- Zusätzliche Formularfelder: Funktion, USt-IdNr., Gemeinde, Branche und Bodenfläche (teils optional) sowie ob Sie den Newsletter erhalten möchten.
- ROI-Rechner: die Angaben, die Sie für einen Bericht eingeben, zusammen mit den berechneten Ergebnissen.
- Partneranfrage und Newsletter: die Angaben, die Sie in diesen Formularen machen.
- Supportportal (support.robocorpus.be): Ihre E-Mail-Adresse, ein einmaliger Anmeldecode, der Inhalt Ihrer Meldungen und die Dateien, die Sie anhängen.
B. Automatisch erhobene Daten
- Serverprotokolle & technische Daten: IP-Adresse, Browsertyp und -version, Betriebssystem, verweisende URL, aufgerufene Seiten, Datum und Uhrzeit des Zugriffs. Diese Daten erhebt unser Hosting-Anbieter, um Sicherheit und Erreichbarkeit zu gewährleisten.
- Cookies: Siehe Abschnitt 7 und unsere Cookie-Richtlinie für alle Einzelheiten.
- Herkunft Ihres Besuchs: wie Sie auf die Website gekommen sind (Quelle, Kampagne, verweisende Seite und erste Seite). Diese Angaben bleiben vorübergehend in Ihrem Browser und werden nur mitgesendet, wenn Sie selbst ein Formular absenden.
C. Besondere Datenkategorien
Wir erheben oder verarbeiten keine wissentlich keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO). Bitte nehmen Sie solche Angaben nicht in Ihre Nachrichten an uns auf.
D. Daten von Kindern
Diese Website richtet sich an berufliche Nutzer. Wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Personen unter 16 Jahren. Wenn Sie vermuten, dass wir solche Daten versehentlich erhoben haben, wenden Sie sich bitte umgehend an privacy@robocorpus.be.
E. Daten aus öffentlichen Quellen
Wenn Sie ein Formular mit einer geschäftlichen E-Mail-Adresse absenden, ergänzen wir die Unternehmensakte um öffentliche Daten. Über die Domain Ihrer E-Mail-Adresse sehen wir uns die Website Ihres Unternehmens an (Handelsname, Unternehmensnummer, Telefonnummer, soziale Kanäle und Logo) und mit der Unternehmensnummer die öffentlichen Registerdaten über jaarrekening.be (Anschrift, Rechtsform und Tätigkeit). Es handelt sich um Unternehmensdaten, nicht um ein persönliches Profil. Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse, Ihre Anfrage gut vorzubereiten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie können dem unter privacy@robocorpus.be widersprechen.
Zwecke & Rechtsgrundlagen
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nur für festgelegte, eindeutige und rechtmäßige Zwecke (Art. 5 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die folgende Tabelle nennt jede Verarbeitungstätigkeit, die betroffenen Daten und die anwendbare Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO.
| Zweck | Verwendete Daten | Rechtsgrundlage (Art. 6 DSGVO) |
|---|---|---|
| Bearbeitung Ihrer Anfrage über das Kontaktformular und Antwort oder Angebot | Name, Firma, E-Mail, Telefon, Nachricht | Art. 6 Abs. 1 lit. b, vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage |
| Bearbeitung einer Demo-Buchung und Bestätigung Ihres Termins | Name, Firma, E-Mail, Telefon, Wunschtermin | Art. 6 Abs. 1 lit. b, Vertragserfüllung / vorvertragliche Maßnahmen |
| Pflege einer laufenden Geschäftsbeziehung (CRM, Rechnungsstellung, Support) | Kundenkontakt- und Vertragsdaten | Art. 6 Abs. 1 lit. b, Vertragserfüllung |
| Erfüllung buchhalterischer und steuerlicher Pflichten (belgisches Recht) | Rechnungs- und Transaktionsdaten | Art. 6 Abs. 1 lit. c, rechtliche Verpflichtung (Wirtschaftsgesetzbuch / Gesellschaftsrecht) |
| Sicherheitsüberwachung der Website und Missbrauchsprävention | IP-Adresse, Serverprotokolle, Zugriffsmuster | Art. 6 Abs. 1 lit. f, berechtigtes Interesse: Schutz unserer Systeme und Besucher |
| Verarbeitung von Formulardaten auf unseren eigenen Servern und Zustellung an unser Postfach | Daten aus Kontakt- & Buchungsformularen | Art. 6 Abs. 1 lit. f, berechtigtes Interesse: effiziente geschäftliche Kommunikation |
| Versand von Direktwerbung oder Nachfassnachrichten (bei Einwilligung) | E-Mail-Adresse, Firma, bekundetes Interesse | Art. 6 Abs. 1 lit. a, Einwilligung (jederzeit widerrufbar; siehe Abschnitt 9) |
| Vorbereitung Ihrer Anfrage mit öffentlichen Unternehmensdaten | Domain Ihrer E-Mail-Adresse, Handelsname, Unternehmensnummer, Anschrift, soziale Kanäle, Logo | Art. 6 Abs. 1 lit. f, berechtigtes Interesse: Anfragen gut vorbereiten |
| Feststellen, über welchen Kanal eine Anfrage kam | Quelle, Kampagne, verweisende Seite, erste Seite | Art. 6 Abs. 1 lit. f, berechtigtes Interesse: wissen, welche Kanäle wirken |
| Supportportal und Bearbeitung von Meldungen | E-Mail-Adresse, Anmeldecode, Meldungen, Anhänge | Art. 6 Abs. 1 lit. b, Vertragserfüllung |
| Prüfung von E-Mails auf Phishing und Spam und Formulierung von Texten mit KI-Unterstützung | Inhalt von E-Mails und Akten | Art. 6 Abs. 1 lit. f, berechtigtes Interesse: sicherer und effizienter Betrieb |
Abwägung der berechtigten Interessen: Soweit wir uns auf Art. 6 Abs. 1 lit. f stützen, haben wir unsere Interessen gegen Ihre Rechte und Freiheiten abgewogen. Sie können der Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen jederzeit widersprechen, siehe Abschnitt 9.
Bereitstellung Ihrer Daten: Die Angabe personenbezogener Daten in unseren Kontakt- oder Buchungsformularen ist freiwillig, aber erforderlich, um Ihr Anliegen zu bearbeiten. Ohne die Pflichtangaben können wir Ihre Anfrage nicht beantworten oder Ihre Buchung nicht bestätigen. Eine gesetzliche Pflicht zur Angabe besteht nicht.
Automatisierte Entscheidungen & Profiling: Wir erheben oder verarbeiten keine Ihre personenbezogenen Daten für automatisierte Entscheidungen oder Profiling mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung (Art. 22 DSGVO) verwenden.
Empfänger & Auftragsverarbeiter
Wir verkaufen, vermieten oder tauschen Ihre personenbezogenen Daten niemals. Wir geben Daten nur wie nachstehend beschrieben weiter.
A. Auftragsverarbeiter (auf unsere Weisung tätig)
- Hosting-Anbieter der Website, Unser Hosting-Anbieter verarbeitet Serverprotokolldaten (einschließlich IP-Adressen), um Erreichbarkeit und Sicherheit der Website zu gewährleisten. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag liegt vor.
- Hosting-, Datenbank- und E-Mail-Anbieter in Belgien, speichert die Website, die Formulardaten, unsere Kundendatei und unsere Postfächer.
- Anthropic PBC (KI-Unterstützung), in unserer internen Plattform prüft die KI von Anthropic eingehende E-Mails auf Phishing und Spam und hilft beim Formulieren von Texten. Dabei kann der Inhalt einer Nachricht oder Akte übermittelt werden. Anthropic nutzt diese Daten nicht zum Training seiner Modelle.
- jaarrekening.be, erhält die Unternehmensnummer, wenn wir öffentliche Registerdaten abfragen.
B. Weitere Empfänger
- Zuständige Behörden: Wir können verpflichtet sein, personenbezogene Daten an belgische oder EU-Behörden (z. B. Steuerbehörden, Strafverfolgung) offenzulegen, wenn uns eine rechtliche Verpflichtung dazu trifft.
- Berufliche Berater: Steuerberater, Rechtsanwälte und Wirtschaftsprüfer, die der beruflichen Schweigepflicht unterliegen.
- Unternehmensübergänge: Im Fall einer Fusion, Übernahme oder eines Verkaufs von Vermögenswerten können personenbezogene Daten an den Erwerber übertragen werden, vorbehaltlich gleichwertiger Datenschutzverpflichtungen.
- YouTube (Google): nur wenn Sie selbst auf ein Video klicken. Vor diesem Klick wird nichts an YouTube gesendet.
Wir geben Ihre Daten nicht an unseren Robotermarken-Partner Gausium weiter, es sei denn, Sie haben ausdrücklich um eine direkte Kontaktaufnahme durch diese gebeten und in die Weitergabe eingewilligt.
Übermittlungen in Drittländer
Wir bemühen uns, Ihre Daten innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR)zu halten. Einzelne Dienstleister können Daten jedoch außerhalb des EWR verarbeiten:
- Google Ireland Ltd. / Google LLC (Vereinigte Staaten): Wir setzen Google Analytics ein, um die Nutzung dieser Website zu messen. Dabei kann es zu Übermittlungen an Server in den Vereinigten Staaten kommen. Solche Übermittlungen stützen sich auf den EU-US Data Privacy Framework (Angemessenheitsbeschluss vom 10. Juli 2023, Durchführungsbeschluss (EU) 2023/1795), für den Google zertifiziert ist, sowie auf Standardvertragsklauseln. Siehe die Datenschutzerklärung.
- Anthropic PBC (Vereinigte Staaten): für die KI-Unterstützung in unserer internen Plattform (siehe Abschnitt 4). Diese Übermittlung stützt sich auf Standardvertragsklauseln.
Wenn wir uns auf Standardvertragsklauseln stützen, können Sie eine Kopie anfordern unter privacy@robocorpus.be.
Speicherfristen
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die Zwecke der Erhebung erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO, Grundsatz der Speicherbegrenzung).
| Kategorie | Speicherfrist | Grundlage |
|---|---|---|
| Anfragen über das Kontaktformular (ohne Vertragsschluss) | 2 Jahre ab dem letzten Kontakt | Berechtigtes Interesse an der Nachverfolgung |
| Aufzeichnungen zu Demo-Buchungen (ohne Vertragsschluss) | 2 Jahre ab dem Buchungsdatum | Berechtigtes Interesse |
| Kundenkontakt- & Vertragsdaten (Vertrag geschlossen) | Vertragsdauer + 10 Jahre | Rechtliche Verpflichtung (belgisches Buchhaltungsrecht; Art. III.86 WER) |
| Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen | 7 Jahre ab Ende des Geschäftsjahres | Rechtliche Verpflichtung (Art. 315 EStGB 1992 / belgisches Steuerrecht) |
| Serverprotokolldateien (IP-Adressen, Zugriffsprotokolle) | 12 Monate | Berechtigtes Interesse: Sicherheit & Missbrauchsprävention |
| E-Mail-Korrespondenz | 5 Jahre ab der letzten Kommunikation | Berechtigtes Interesse & Verjährungsfrist (Art. 2262bis ZGB) |
| Cookie-Daten | Siehe Cookie-Richtlinie | — |
| Newsletter-Anmeldung | Bis zur Abmeldung | Einwilligung |
Nach Ablauf der jeweiligen Frist werden die Daten sicher gelöscht oder anonymisiert.
Cookies & Tracking-Technologien
Diese Website verwendet Cookies und ähnliche Technologien. Nach Art. 129 des belgischen Gesetzes über die elektronische Kommunikation müssen wir Ihre vorherige, informierte und freiwillige Einwilligung einholen, bevor wir nicht notwendige Cookies auf Ihrem Gerät setzen.
Unbedingt erforderliche Cookies (keine Einwilligung nötig):
- Sitzungs- und Sicherheitscookies, die für die Funktion der Website erforderlich sind. Sie lassen sich nicht abschalten, ohne zentrale Funktionen zu beeinträchtigen.
Nicht notwendige Cookies (Einwilligung vor dem Setzen erforderlich):
- Analyse-Cookies: Dienen dem Verständnis aggregierter Nutzungsmuster. Werden erst nach Ihrer Einwilligung gesetzt.
- Marketing-/Werbecookies: Derzeit keine auf dieser Website im Einsatz.
Sie können Ihre Einwilligung für nicht notwendige Cookies jederzeit über Cookie-Einstellungen (unten auf jeder Seite) widerrufen, indem Sie Ihre Browsereinstellungen anpassen oder uns kontaktieren.
Eine vollständige Liste der Cookies mit Namen, Zweck und Laufzeit finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.
Sicherheitsmaßnahmen
Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ernst und haben geeignete technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, um Ihre Daten vor Verlust, Missbrauch, unbefugtem Zugriff, Offenlegung, Veränderung oder Zerstörung zu schützen (Art. 32 DSGVO).
Technische Maßnahmen
- SSL/TLS-Verschlüsselung: Die gesamte Kommunikation zwischen Ihrem Browser und unserer Website ist über HTTPS verschlüsselt.
- Zugriffskontrolle: Der Zugriff auf personenbezogene Daten ist auf Mitarbeitende beschränkt, die ihn für ihre Aufgabe benötigen, und durch starke Passwörter geschützt.
- Sichere Formularverarbeitung: Formulardaten werden über verschlüsselte Kanäle übertragen und direkt auf unseren eigenen Servern verarbeitet, ohne Zwischenstelle.
Organisatorische Maßnahmen
- Mitarbeitende mit Zugriff auf personenbezogene Daten sind zur Vertraulichkeit verpflichtet.
- Dienstleister werden über Auftragsverarbeitungsverträge gebunden, die angemessene Sicherheitsstandards vorschreiben.
Keine absolute Garantie: Wir treffen alle zumutbaren Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten, doch keine Methode der Übertragung über das Internet oder der elektronischen Speicherung ist zu 100 % sicher. Wenn Sie eine Verletzung vermuten, wenden Sie sich bitte umgehend an privacy@robocorpus.be.
Meldung von Datenschutzverletzungen: Bei einer Verletzung, die ein Risiko für Ihre Rechte und Freiheiten birgt, melden wir dies der GBA/APD innerhalb von 72 Stunden (Art. 33 DSGVO) und informieren Sie persönlich, wenn das Risiko hoch ist (Art. 34 DSGVO).
Ihre Datenschutzrechte
Als betroffene Person in der EU/im EWR haben Sie die folgenden Rechte nach der DSGVO. Diese Rechte gelten nicht uneingeschränkt; sie können an bestimmte Voraussetzungen und Grenzen geknüpft sein.
So üben Sie Ihre Rechte aus: Richten Sie Ihr Anliegen schriftlich an privacy@robocorpus.beund identifizieren Sie sich eindeutig. Wir antworten innerhalb eines Monats nach Eingang.
Wir können einen Identitätsnachweis verlangen, um vor unbefugten Anfragen zu schützen.
Recht auf Beschwerde
Wenn Sie der Ansicht sind, dass wir Ihre personenbezogenen Daten unter Verstoß gegen die DSGVO oder das geltende belgische Datenschutzrecht verarbeiten, haben Sie das Recht, bei der zuständigen Aufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen (Art. 77 DSGVO). Die belgische Aufsichtsbehörde ist:
Wir würden uns freuen, Ihr Anliegen zunächst direkt klären zu können, bevor Sie sich an die GBA/APD wenden. Bitte kontaktieren Sie uns zuerst unter privacy@robocorpus.be.
Änderungen dieser Erklärung
Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Die jeweils aktuelle Fassung ist stets veröffentlicht unter robocorpus.be/privacy.html. Bei wesentlichen Änderungen benachrichtigen wir Sie per E-Mail oder durch einen deutlichen Hinweis auf dieser Website.
Kontakt
Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung, zur Ausübung Ihrer Rechte oder zum Widerruf einer Einwilligung wenden Sie sich bitte an uns:
Sie können auch das Kontaktformular auf unserer Website nutzen.
Diese Datenschutzerklärung wurde zuletzt geprüft und aktualisiert am 13. Mai 2026. Anwendbares Recht: DSGVO (EU) 2016/679 und belgisches Gesetz vom 30. Juli 2018. Streitigkeiten aus dieser Erklärung unterliegen belgischem Recht und der Zuständigkeit der belgischen Gerichte.