La présente politique de confidentialité s'applique à toutes les données personnelles traitées par RoboCorpus via ce site web (robocorpus.be) et tout formulaire de contact ou de réservation associé. Elle est émise conformément à :
- Règlement (UE) 2016/679 (Règlement général sur la protection des données, RGPD), applicable à partir du 25 mai 2018 ; et
- Loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel, transposant le RGPD en droit national belge.
Nous collectons uniquement ce dont nous avons besoin, nous le conservons uniquement aussi longtemps que nécessaire, et nous ne le vendons jamais.
Qui nous sommes (Responsable du traitement)
RoboCorpus est le responsable du traitement au sens de l'Art. 4(7) du RGPD. Cela signifie que nous déterminons les finalités et les moyens du traitement de vos données personnelles.
TVA BE 1042.126.626
Délégué à la protection des données (DPD) : En tant que petite entreprise qui ne traite pas de données personnelles à grande échelle et ne traite pas de catégories spéciales de données comme activité principale, RoboCorpus n'est pas légalement tenu de désigner un DPD en vertu de l'Art. 37 du RGPD. Les questions relatives à la vie privée peuvent être adressées à l'adresse ci-dessus.
Données personnelles que nous collectons
Nous collectons des données personnelles de la manière suivante :
A. Données que vous fournissez directement
- Formulaire de contact : Prénom et nom, nom de l'entreprise, adresse e-mail professionnelle, numéro de téléphone et le contenu de votre message (y compris le type de demande concernant les robots).
- Réservation de démo : Prénom et nom, nom de l'entreprise, e-mail, numéro de téléphone, date/heure souhaitée et toute note sur vos besoins en matière d'automatisation.
- Correspondance par e-mail : Toutes les données que vous incluez volontairement lorsque vous nous envoyez un e-mail directement à info@robocorpus.be.
- Champs supplémentaires de nos formulaires : fonction, numéro de TVA, commune, secteur et surface au sol (en partie facultatifs), et votre choix de recevoir ou non la newsletter.
- Calculateur ROI : les données que vous saisissez pour recevoir un rapport, avec les résultats calculés.
- Candidature partenaire et newsletter : les données que vous saisissez dans ces formulaires.
- Portail de support (support.robocorpus.be) : votre adresse e-mail, un code de connexion unique, le contenu de vos signalements et les fichiers que vous ajoutez.
B. Données collectées automatiquement
- Journaux serveur & données techniques : Adresse IP, type et version du navigateur, système d'exploitation, URL de référence, pages visitées, date et heure d'accès. Ces données sont collectées par notre hébergeur pour garantir la sécurité et la disponibilité.
- Cookies : Voir la Section 7 et notre Politique en matière de cookies pour tous les détails.
- Provenance de votre visite : comment vous êtes arrivé sur le site (source, campagne, page de provenance et première page). Ces données restent temporairement dans votre navigateur et ne sont envoyées que lorsque vous soumettez vous-même un formulaire.
C. Catégories spéciales de données
Nous ne collectons ni ne traitons pas intentionnellement de catégories spéciales de données personnelles (Art. 9 RGPD). Veuillez ne pas inclure de telles informations dans vos messages.
D. Données concernant les enfants
Ce site web est destiné aux professionnels. Nous ne collectons pas sciemment de données personnelles de personnes de moins de 16 ans. Si vous pensez que nous avons inadvertamment collecté de telles données, veuillez nous contacter immédiatement à privacy@robocorpus.be.
E. Données issues de sources publiques
Lorsque vous envoyez un formulaire avec une adresse e-mail professionnelle, nous complétons le dossier de l’entreprise avec des données publiques. À partir du domaine de votre adresse e-mail, nous consultons le site web de votre entreprise (dénomination commerciale, numéro d’entreprise, téléphone, réseaux sociaux et logo), puis, avec le numéro d’entreprise, les données publiques du registre via jaarrekening.be (adresse, forme juridique et activité). Il s’agit de données d’entreprise, pas d’un profil personnel. Base légale : notre intérêt légitime à bien préparer votre demande (Art. 6(1)(f) RGPD). Vous pouvez vous y opposer en écrivant à privacy@robocorpus.be.
Finalités & base légale
Nous traitons vos données personnelles uniquement pour des finalités déterminées, explicites et légitimes (Art. 5(1)(b) RGPD). Le tableau ci-dessous présente chaque activité de traitement, les données concernées et la base légale applicable en vertu de l'Art. 6 RGPD.
| Finalité | Données utilisées | Base légale (Art. 6 RGPD) |
|---|---|---|
| Traitement de votre demande via le formulaire de contact et fourniture d'une réponse ou d'un devis | Nom, entreprise, e-mail, téléphone, message | Art. 6(1)(b), mesures précontractuelles à votre demande |
| Traitement d'une réservation de démo et confirmation de votre rendez-vous | Nom, entreprise, e-mail, téléphone, date souhaitée | Art. 6(1)(b), exécution de / mesures précontractuelles |
| Gestion d'une relation commerciale en cours (CRM, facturation, support) | Données de contact client et contractuelles | Art. 6(1)(b), exécution du contrat |
| Conformité avec les obligations comptables et fiscales (droit belge) | Données de factures et de transactions | Art. 6(1)(c), obligation légale |
| Surveillance de la sécurité du site web et prévention des abus | Adresse IP, journaux serveur, patterns d'accès | Art. 6(1)(f), intérêt légitime : protection de nos systèmes et visiteurs |
| Traitement des données de formulaire sur nos propres serveurs et remise dans notre boîte de réception | Données du formulaire de contact & réservation | Art. 6(1)(f), intérêt légitime : communication d’entreprise efficace |
| Envoi de communications de marketing direct ou de suivi (si consentement donné) | Adresse e-mail, entreprise, intérêt exprimé | Art. 6(1)(a), consentement (vous pouvez retirer à tout moment ; voir Section 9) |
| Préparer votre demande avec des données publiques d’entreprise | Domaine de votre adresse e-mail, dénomination, numéro d’entreprise, adresse, réseaux sociaux, logo | Art. 6(1)(f), intérêt légitime : bien préparer une demande |
| Savoir par quel canal une demande est arrivée | Source, campagne, page de provenance, première page | Art. 6(1)(f), intérêt légitime : savoir quels canaux fonctionnent |
| Portail de support et suivi des signalements | Adresse e-mail, code de connexion, signalements, pièces jointes | Art. 6(1)(b), exécution du contrat |
| Contrôle des e-mails (hameçonnage, spam) et rédaction de textes avec l’aide de l’IA | Contenu des e-mails et des dossiers | Art. 6(1)(f), intérêt légitime : fonctionnement sûr et efficace |
Évaluation des intérêts légitimes : Lorsque nous nous appuyons sur l'Art. 6(1)(f), nous avons mis en balance nos intérêts et vos droits et libertés. Vous pouvez vous opposer à tout moment au traitement fondé sur des intérêts légitimes, voir la Section 9.
Fourniture de vos données : La fourniture de données personnelles via nos formulaires est volontaire, mais nécessaire pour satisfaire votre demande. En l'absence des champs requis, nous ne pourrons pas répondre à votre demande ou confirmer votre réservation.
Prise de décision automatisée & profilage : Nous n'utilisons pas vos données personnelles pour la prise de décision automatisée ou le profilage produisant des effets juridiques ou similairement significatifs (Art. 22 RGPD).
Destinataires & sous-traitants
Nous ne vendons, louons ni échangeons jamais vos données personnelles. Nous partageons les données uniquement comme indiqué ci-dessous.
A. Sous-traitants (agissant sur nos instructions)
- Hébergeur du site web, Notre hébergeur traite les données de journaux serveur (y compris les adresses IP) pour assurer la disponibilité et la sécurité du site. Un accord de sous-traitance est en place.
- Hébergeur, base de données et messagerie en Belgique, héberge le site, les données des formulaires, notre fichier clients et nos boîtes mail.
- Anthropic PBC (aide IA), dans notre plateforme interne, l’IA d’Anthropic analyse les e-mails entrants (hameçonnage, spam) et aide à rédiger des textes. Le contenu d’un message ou d’un dossier peut lui être transmis. Anthropic n’utilise pas ces données pour entraîner ses modèles.
- jaarrekening.be, reçoit le numéro d’entreprise lorsque nous consultons les données publiques du registre.
B. Autres destinataires
- Autorités compétentes : Nous pouvons être tenus de divulguer des données personnelles aux autorités belges ou européennes (ex. administration fiscale, forces de l'ordre) lorsque nous y sommes légalement obligés.
- Conseillers professionnels : Comptables, avocats et auditeurs liés par des obligations de secret professionnel.
- Transferts d'entreprise : En cas de fusion, acquisition ou vente d'actifs, les données personnelles peuvent être transférées à la partie acquéreuse, sous réserve d'engagements équivalents en matière de protection des données.
- YouTube (Google) : uniquement si vous cliquez vous-même sur une vidéo. Rien n’est envoyé à YouTube avant ce clic.
Nous ne divulguons pas vos données à notre partenaire de marque robotique Gausium, sauf si vous avez spécifiquement demandé un suivi direct de leur part et avez consenti à ce partage.
Transferts internationaux
Nous nous efforçons de conserver vos données au sein de l'Espace économique européen (EEE). Cependant, certains de nos prestataires de services peuvent traiter des données en dehors de l'EEE :
- Google Ireland Ltd. / Google LLC (États-Unis) : Nous utilisons Google Analytics pour mesurer l’utilisation de ce site. Cela peut impliquer des transferts vers des serveurs aux États-Unis. Ces transferts reposent sur le cadre de protection des données UE–États-Unis (décision d’adéquation du 10 juillet 2023, décision d’exécution (UE) 2023/1795), pour lequel Google est certifié, et sur les clauses contractuelles types. Voir la politique de confidentialité de Google.
- Anthropic PBC (États-Unis) : pour l’aide IA de notre plateforme interne (voir Section 4). Ce transfert repose sur les clauses contractuelles types.
Lorsque nous nous appuyons sur des CCT, vous pouvez en demander une copie en nous contactant à privacy@robocorpus.be.
Durées de conservation
Nous conservons les données personnelles uniquement aussi longtemps que nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, ou conformément aux exigences légales (Art. 5(1)(e) RGPD, principe de limitation de la conservation).
| Catégorie | Durée de conservation | Base |
|---|---|---|
| Demandes via formulaire de contact (aucun contrat conclu) | 2 ans à compter de la date du dernier contact | Intérêt légitime pour le suivi |
| Enregistrements de réservation de démo (aucun contrat conclu) | 2 ans à compter de la date de réservation | Intérêt légitime |
| Données de contact & contrat client (contrat conclu) | Durée du contrat + 10 ans | Obligation légale (droit comptable belge ; Art. III.86 WER) |
| Factures et documents comptables | 7 ans à compter de la fin de l'exercice fiscal | Obligation légale (Art. 315 WIB 1992 / droit fiscal belge) |
| Fichiers journaux serveur (adresses IP, journaux d'accès) | 12 mois | Intérêt légitime : sécurité & prévention des abus |
| Correspondance par e-mail | 5 ans à compter de la dernière communication | Intérêt légitime & délai de prescription (Art. 2262bis BW) |
| Données de cookies | Voir Politique cookies | — |
| Inscription à la newsletter | Jusqu’à votre désinscription | Consentement |
À l'expiration de la durée de conservation applicable, les données sont supprimées de manière sécurisée ou anonymisées.
Cookies & technologies de traçage
Ce site web utilise des cookies et des technologies similaires. En vertu de l'Art. 129 de la loi belge sur les communications électroniques, nous sommes tenus d'obtenir votre consentement préalable, éclairé et librement donné avant de placer des cookies non essentiels sur votre appareil.
Cookies strictement nécessaires (aucun consentement requis) :
- Cookies de session et de sécurité nécessaires au bon fonctionnement du site web. Ils ne peuvent pas être désactivés sans interrompre les fonctionnalités essentielles du site.
Cookies non essentiels (consentement requis avant placement) :
- Cookies analytiques : Utilisés pour comprendre les habitudes d'utilisation agrégées. Placés uniquement après votre consentement.
- Cookies marketing/publicitaires : Actuellement non utilisés sur ce site.
Vous pouvez retirer votre consentement aux cookies non essentiels à tout moment via Paramètres des cookies (en bas de chaque page), en ajustant les paramètres de votre navigateur ou en nous contactant.
Pour une liste complète des cookies, leurs noms, finalités et durées de vie, consultez notre Politique en matière de cookies.
Mesures de sécurité
Nous prenons très au sérieux la protection de vos données personnelles et avons mis en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données contre la perte, l'utilisation abusive, l'accès non autorisé, la divulgation, la modification ou la destruction (Art. 32 RGPD).
Mesures techniques
- Chiffrement SSL/TLS : Toutes les communications entre votre navigateur et notre site web sont chiffrées via HTTPS.
- Contrôle d'accès : L'accès aux données personnelles est limité aux membres du personnel qui en ont besoin pour leur fonction, protégé par des mots de passe forts.
- Traitement sécurisé des formulaires : Les données de formulaire sont transmises sur des canaux chiffrés et traitées directement sur nos propres serveurs, sans intermédiaire.
Mesures organisationnelles
- Les membres du personnel ayant accès aux données personnelles sont soumis à une obligation de confidentialité.
- Les prestataires de services sont liés par des accords de sous-traitance prescrivant des normes de sécurité appropriées.
Aucune garantie absolue : Bien que nous prenions toutes les mesures raisonnables pour protéger vos données, aucune méthode de transmission par internet ou de stockage électronique ne peut être garantie à 100% sécurisée. Si vous suspectez une violation, veuillez nous contacter immédiatement à privacy@robocorpus.be.
Notification des violations de données : En cas de violation présentant un risque pour vos droits et libertés, nous notifierons l'APD/GBA dans les 72 heures (Art. 33 RGPD) et vous informerons personnellement si le risque est élevé (Art. 34 RGPD).
Vos droits en matière de protection des données
En tant que personne concernée dans l'UE/EEE, vous disposez des droits suivants au titre du RGPD. Ces droits ne sont pas absolus ; ils peuvent être soumis à des conditions et limitations spécifiques.
Comment exercer vos droits : Soumettez votre demande par écrit à privacy@robocorpus.be, en vous identifiant clairement. Nous répondrons dans un délai d'un mois à compter de la réception.
Nous pouvons vous demander de fournir une preuve d'identité pour vous protéger contre les demandes non autorisées.
Droit d'introduire une réclamation
Si vous estimez que nous traitons vos données personnelles en violation du RGPD ou de la législation belge applicable en matière de protection des données, vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente (Art. 77 RGPD). L'autorité de contrôle belge est :
Nous apprécierions l'opportunité de traiter vos préoccupations directement avant que vous ne contactiez l'APD/GBA. Veuillez d'abord nous contacter à privacy@robocorpus.be. Cela n'affecte pas votre droit de contacter l'autorité directement à tout moment.
Modifications de cette politique
Nous pouvons mettre à jour cette politique de confidentialité de temps à autre. La version la plus récente est toujours publiée sur robocorpus.be/privacy.html. Pour les modifications importantes, nous vous informerons par e-mail ou par un avis prominent sur ce site.
Nous contacter
Pour toute question concernant cette politique de confidentialité, pour exercer vos droits ou retirer votre consentement, veuillez nous contacter :
Vous pouvez également utiliser le formulaire de contact sur notre site web.
Cette politique de confidentialité a été révisée et mise à jour pour la dernière fois le 13 mai 2026. Droit applicable : RGPD (UE) 2016/679 et loi belge du 30 juillet 2018. Tout litige découlant de cette politique est soumis au droit belge et à la juridiction des tribunaux belges.