Dit privacybeleid is van toepassing op alle persoonsgegevens die RoboCorpus verwerkt via deze website (robocorpus.be) en alle bijbehorende contact- of boekingsformulieren. Het is uitgevaardigd in overeenstemming met:
- Verordening (EU) 2016/679 (Algemene Verordening Gegevensbescherming, AVG), van toepassing sinds 25 mei 2018; en
- Belgische Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens (Wet van 30 juli 2018 / Loi du 30 juillet 2018), die de AVG omzet in Belgisch nationaal recht.
Wij verzamelen alleen wat we nodig hebben, bewaren het alleen zo lang als noodzakelijk, en verkopen het nooit.
Wie wij zijn (Verwerkingsverantwoordelijke)
RoboCorpus is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van Art. 4(7) AVG. Dit betekent dat wij de doeleinden en middelen van de verwerking van uw persoonsgegevens bepalen.
BTW BE 1042.126.626
Functionaris voor gegevensbescherming (FG): Als kleine onderneming die geen persoonsgegevens op grote schaal verwerkt en geen bijzondere categorieën van gegevens als kernactiviteit verwerkt, is RoboCorpus niet wettelijk verplicht een FG aan te stellen op grond van Art. 37 AVG. Privacy-gerelateerde vragen kunnen worden gericht aan het bovenstaande adres.
Persoonsgegevens die wij verzamelen
Wij verzamelen persoonsgegevens op de volgende manieren:
A. Gegevens die u rechtstreeks verstrekt
- Contactformulier: Voor- en achternaam, bedrijfsnaam, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer en de inhoud van uw bericht (inclusief het type robotvraag).
- Demoboeking: Voor- en achternaam, bedrijfsnaam, e-mail, telefoonnummer, gewenste datum/tijd en eventuele opmerkingen over uw automatiseringsbehoeften.
- E-mailcorrespondentie: Alle gegevens die u vrijwillig verstrekt wanneer u ons rechtstreeks e-mailt via info@robocorpus.be.
- Extra velden in onze formulieren: functie, btw-nummer, gemeente, sector en vloeroppervlakte (deels optioneel), en of u de nieuwsbrief wilt ontvangen.
- ROI-calculator: de gegevens die u invult om een rapport te ontvangen, samen met de berekende resultaten.
- Partneraanvraag en nieuwsbrief: de gegevens die u in die formulieren invult.
- Supportportaal (support.robocorpus.be): uw e-mailadres, een eenmalige inlogcode, de inhoud van uw meldingen en de bestanden die u toevoegt.
B. Automatisch verzamelde gegevens
- Serverlogs & technische gegevens: IP-adres, browsertype en -versie, besturingssysteem, verwijzende URL, bezochte pagina's, datum en tijdstip van toegang. Deze gegevens worden verzameld door onze hostingprovider om beveiliging en uptime te waarborgen.
- Cookies: Zie Sectie 7 en ons Cookiebeleid voor volledige details.
- Herkomst van uw bezoek: hoe u op de site terechtkwam (bron, campagne, verwijzende pagina en eerste pagina). Dit blijft tijdelijk in uw browser en wordt enkel meegestuurd als u zelf een formulier verstuurt.
C. Bijzondere categorieën van gegevens
Wij verzamelen of verwerken niet opzettelijk bijzondere categorieën van persoonsgegevens (Art. 9 AVG), d.w.z. gezondheidsgegevens, biometrische gegevens, gegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze overtuigingen, vakbondslidmaatschap, genetische gegevens of gegevens over seksuele gerichtheid blijken. Gelieve dergelijke informatie niet in uw berichten aan ons op te nemen.
D. Gegevens over kinderen
Deze website is gericht op zakelijke professionals. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar. Als u denkt dat wij per ongeluk dergelijke gegevens hebben verzameld, neem dan onmiddellijk contact met ons op via privacy@robocorpus.be.
E. Gegevens uit openbare bronnen
Verstuurt u een formulier met een zakelijk e-mailadres, dan vullen wij het bedrijfsdossier aan met openbare gegevens. Via het domein van uw e-mailadres bekijken wij de website van uw bedrijf (handelsnaam, ondernemingsnummer, telefoonnummer, sociale kanalen en logo), en met het ondernemingsnummer de openbare registergegevens via jaarrekening.be (adres, rechtsvorm en activiteit). Het gaat om bedrijfsgegevens, niet om een persoonlijk profiel. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang om uw aanvraag goed voor te bereiden (Art. 6(1)(f) AVG). U kunt hiertegen bezwaar maken via privacy@robocorpus.be.
Doeleinden & rechtsgrondslag
Wij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden (Art. 5(1)(b) AVG). De onderstaande tabel geeft een overzicht van elke verwerkingsactiviteit, de betrokken gegevens en de toepasselijke rechtsgrondslag op grond van Art. 6 AVG.
| Doel | Gebruikte gegevens | Rechtsgrondslag (Art. 6 AVG) |
|---|---|---|
| Behandeling van uw contactformulierverzoek en het verstrekken van een antwoord of offerte | Naam, bedrijf, e-mail, telefoon, bericht | Art. 6(1)(b), precontractuele stappen op uw verzoek |
| Verwerking van een demoboeking en bevestiging van uw afspraak | Naam, bedrijf, e-mail, telefoon, gewenste datum | Art. 6(1)(b), uitvoering van / precontractuele stappen |
| Beheer van een lopende commerciële relatie (CRM, facturering, ondersteuning) | Klantcontact- en contractgegevens | Art. 6(1)(b), uitvoering van overeenkomst |
| Naleving van boekhoudkundige en fiscale verplichtingen (Belgisch recht) | Factuur- en transactiegegevens | Art. 6(1)(c), wettelijke verplichting (Wetboek van economisch recht / W.Venn.) |
| Beveiligingsmonitoring van de website en preventie van misbruik | IP-adres, serverlogs, toegangspatronen | Art. 6(1)(f), gerechtvaardigd belang: bescherming van onze systemen en bezoekers |
| Verwerking van formuliergegevens op onze eigen servers en aflevering in onze mailbox | Contact- & boekingsformuliergegevens | Art. 6(1)(f), gerechtvaardigd belang: efficiënte bedrijfscommunicatie |
| Verzending van directe marketing of follow-upcommunicatie (indien aangemeld) | E-mailadres, bedrijf, uitgedrukte interesse | Art. 6(1)(a), toestemming (u kunt te allen tijde intrekken; zie Sectie 9) |
| Uw aanvraag voorbereiden met openbare bedrijfsgegevens | Domein van uw e-mailadres, handelsnaam, ondernemingsnummer, adres, sociale kanalen, logo | Art. 6(1)(f), gerechtvaardigd belang: een aanvraag goed voorbereiden |
| Nagaan via welk kanaal een aanvraag binnenkwam | Bron, campagne, verwijzende pagina, eerste pagina | Art. 6(1)(f), gerechtvaardigd belang: weten welke kanalen werken |
| Supportportaal en opvolging van meldingen | E-mailadres, inlogcode, meldingen, bijlagen | Art. 6(1)(b), uitvoering van de overeenkomst |
| E-mails beoordelen op phishing en spam en teksten opstellen met AI-hulp | Inhoud van e-mails en dossiers | Art. 6(1)(f), gerechtvaardigd belang: veilige en efficiënte bedrijfsvoering |
Afweging gerechtvaardigde belangen: Waar wij ons beroepen op Art. 6(1)(f), hebben wij onze belangen afgewogen tegen uw rechten en vrijheden. U kunt te allen tijde bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigde belangen, zie Sectie 9.
Verstrekking van uw gegevens: Het verstrekken van persoonsgegevens via onze contact- of boekingsformulieren is vrijwillig, maar noodzakelijk om aan uw verzoek te voldoen. Als u de vereiste velden niet invult, kunnen wij niet reageren op uw vraag of uw boeking bevestigen. Er bestaat geen wettelijke verplichting om gegevens te verstrekken.
Geautomatiseerde besluitvorming & profilering: Wij gebruiken uw persoonsgegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming of profilering die rechtsgevolgen of vergelijkbaar significante gevolgen heeft (Art. 22 AVG).
Ontvangers & gegevensverwerkers
Wij verkopen, verhuren of verhandelen uw persoonsgegevens nooit. Wij delen gegevens uitsluitend zoals hieronder uiteengezet.
A. Gegevensverwerkers (handelend in onze opdracht)
- Hostingprovider van de website, Onze hostingprovider verwerkt serverloggegevens (inclusief IP-adressen) om de beschikbaarheid en beveiliging van de site te waarborgen. Er is een verwerkersovereenkomst van kracht.
- Hosting-, database- en e-mailprovider in België, bewaart de website, de formuliergegevens, ons klantenbestand en onze mailboxen.
- Anthropic PBC (AI-hulp), in ons interne platform beoordeelt AI van Anthropic inkomende e-mails op phishing en spam en helpt ze teksten op te stellen. Daarbij kan de inhoud van een bericht of dossier worden doorgegeven. Anthropic gebruikt die gegevens niet om zijn modellen te trainen.
- jaarrekening.be, ontvangt het ondernemingsnummer van uw bedrijf wanneer wij openbare registergegevens opvragen.
B. Overige ontvangers
- Bevoegde autoriteiten: Wij kunnen verplicht zijn persoonsgegevens te verstrekken aan Belgische of EU-autoriteiten (bijv. belastingdienst, wetshandhaving) wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
- Professionele adviseurs: Accountants, advocaten en revisoren die gebonden zijn door professionele geheimhoudingsverplichtingen.
- Bedrijfsoverdrachten: In geval van een fusie, overname of verkoop van activa kunnen persoonsgegevens worden overgedragen aan de overnemende partij, onder gelijkwaardige gegevensbeschermingsverplichtingen.
- YouTube (Google): alleen als u zelf op een video klikt. Vóór die klik gaat er niets naar YouTube.
Wij verstrekken uw gegevens niet aan onze robotmerkpartner Gausium, tenzij u specifiek een directe follow-up van hen hebt aangevraagd en hebt ingestemd met dergelijke deling.
Internationale overdrachten
Wij streven ernaar uw gegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te houden. Sommige van onze dienstverleners kunnen echter gegevens buiten de EER verwerken:
- Google Ireland Ltd. / Google LLC (Verenigde Staten): Wij gebruiken Google Analytics om het gebruik van deze website te meten. Daarbij kunnen gegevens naar servers in de Verenigde Staten gaan. Die overdracht steunt op het EU–VS Data Privacy Framework (adequaatheidsbesluit van 10 juli 2023, Uitvoeringsbesluit (EU) 2023/1795), waarvoor Google gecertificeerd is, en op Standaardcontractbepalingen. Zie het Privacybeleid van Google.
- Anthropic PBC (Verenigde Staten): voor de AI-hulp in ons interne platform (zie Sectie 4). Die doorgifte steunt op Standaardcontractbepalingen.
Wanneer wij ons beroepen op SCB's, kunt u een kopie opvragen door contact met ons op te nemen via privacy@robocorpus.be. Wij dragen persoonsgegevens niet anderszins systematisch over buiten de EER.
Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens alleen zo lang als noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, of zoals vereist door de wet (Art. 5(1)(e) AVG, beginsel van opslagbeperking).
| Categorie | Bewaartermijn | Grondslag |
|---|---|---|
| Contactformulierverzoeken (geen contract gesloten) | 2 jaar vanaf de datum van het laatste contact | Gerechtvaardigd belang bij follow-up |
| Demoboekingsrecords (geen contract gesloten) | 2 jaar vanaf de boekingsdatum | Gerechtvaardigd belang |
| Klantcontact- & contractgegevens (contract gesloten) | Duur van het contract + 10 jaar | Wettelijke verplichting (Belgisch boekhoudrecht; Art. III.86 WER) |
| Facturen en boekhoudkundige records | 7 jaar na het einde van het boekjaar | Wettelijke verplichting (Art. 315 WIB 1992 / Belgisch belastingrecht) |
| Serverlogbestanden (IP-adressen, toegangslogs) | 12 maanden | Gerechtvaardigd belang: beveiliging & misbruikpreventie |
| E-mailcorrespondentie | 5 jaar na de laatste communicatie | Gerechtvaardigd belang & verjaringstermijn (Art. 2262bis BW) |
| Cookiegegevens | Zie Cookiebeleid | — |
| Nieuwsbriefinschrijving | Tot u zich uitschrijft | Toestemming |
Aan het einde van de toepasselijke bewaartermijn worden gegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd. Wanneer gegevens worden verwerkt op grond van Art. 6(1)(c) (wettelijke verplichting), prevaleert de wettelijke termijn boven kortere hierboven vermelde termijnen.
Cookies & trackingtechnologieën
Deze website gebruikt cookies en vergelijkbare technologieën. Op grond van Art. 129 van de Belgische Wet elektronische communicatie (Wet elektronische communicatie / Loi communications électroniques) zijn wij verplicht uw voorafgaande, geïnformeerde en vrij gegeven toestemming te verkrijgen alvorens niet-essentiële cookies op uw apparaat te plaatsen.
Strikt noodzakelijke cookies (geen toestemming vereist):
- Sessie- en beveiligingscookies die noodzakelijk zijn voor het correct functioneren van de website. Deze kunnen niet worden uitgeschakeld zonder de kernfunctionaliteit van de site te onderbreken.
Niet-essentiële cookies (toestemming vereist vóór plaatsing):
- Analytische cookies: Gebruikt om geaggregeerde gebruikspatronen te begrijpen. Worden alleen geplaatst na uw toestemming.
- Marketing-/reclamecookies: Momenteel niet in gebruik op deze website.
U kunt uw toestemming voor niet-essentiële cookies te allen tijde intrekken via Cookie-instellingen (onderaan elke pagina), door uw browserinstellingen aan te passen of door contact met ons op te nemen. Het intrekken van toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden.
Voor een volledige lijst van cookies, hun namen, doeleinden en levensduur, raadpleeg ons Cookiebeleid.
Beveiligingsmaatregelen
Wij nemen de bescherming van uw persoonsgegevens serieus en hebben passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om uw gegevens te beveiligen tegen verlies, misbruik, ongeoorloofde toegang, openbaarmaking, wijziging of vernietiging (Art. 32 AVG).
Technische maatregelen
- SSL/TLS-versleuteling: Alle communicatie tussen uw browser en onze website is versleuteld via HTTPS.
- Toegangscontrole: Toegang tot persoonsgegevens is beperkt tot medewerkers die deze nodig hebben voor hun functie, beveiligd met sterke wachtwoorden.
- Beveiligde formulierverwerking: Formuliergegevens worden versleuteld verzonden en rechtstreeks op onze eigen servers verwerkt, zonder tussenpersoon.
Organisatorische maatregelen
- Medewerkers met toegang tot persoonsgegevens zijn gebonden aan een vertrouwelijkheidsplicht.
- Dienstverleners worden gecontracteerd via verwerkersovereenkomsten die passende beveiligingsnormen voorschrijven.
Geen absolute garantie: Hoewel wij alle redelijke inspanningen leveren om uw gegevens te beschermen, kan geen enkele methode van overdracht via internet of elektronische opslag 100% veilig worden gegarandeerd. Vermoedt u een inbreuk? Neem onmiddellijk contact op via privacy@robocorpus.be.
Meldplicht datalekken: Bij een inbreuk met risico voor uw rechten en vrijheden stellen wij de GBA/APD binnen 72 uur op de hoogte (Art. 33 AVG) en informeren wij u persoonlijk indien het risico hoog is (Art. 34 AVG).
Uw gegevensbeschermingsrechten
Als betrokkene in de EU/EER heeft u de volgende rechten op grond van de AVG. Deze rechten zijn niet absoluut; ze kunnen onderworpen zijn aan specifieke voorwaarden en beperkingen.
Hoe u uw rechten uitoefent: Dien uw verzoek schriftelijk in bij privacy@robocorpus.be, met duidelijke identificatie van uzelf. Wij reageren binnen één maand na ontvangst. Deze termijn kan met nog eens twee maanden worden verlengd voor complexe of talrijke verzoeken; in dat geval informeren wij u binnen de eerste maand en geven wij de redenen voor de verlenging (Art. 12(3) AVG).
Wij kunnen u vragen een identiteitsbewijs te overleggen ter bescherming tegen ongeautoriseerde verzoeken. Wij brengen geen kosten in rekening voor redelijke verzoeken; kennelijk ongegronde of buitensporige verzoeken kunnen echter een redelijke vergoeding meebrengen of worden geweigerd (Art. 12(5) AVG).
Recht om een klacht in te dienen
Als u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens verwerken in strijd met de AVG of de toepasselijke Belgische gegevensbeschermingswetgeving, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit (Art. 77 AVG). De Belgische toezichthoudende autoriteit is:
Wij zouden het echter op prijs stellen de mogelijkheid te hebben uw zorgen rechtstreeks aan te pakken voordat u contact opneemt met de GBA/APD. Neem eerst contact met ons op via privacy@robocorpus.be. Dit heeft geen invloed op uw recht om te allen tijde rechtstreeks contact op te nemen met de autoriteit.
Als u gevestigd bent in een andere EU-lidstaat, kunt u ook contact opnemen met de toezichthoudende autoriteit van uw land van gewone verblijfplaats (Art. 77(1) AVG). De GBA/APD werkt waar van toepassing samen met andere toezichthoudende autoriteiten in het kader van het one-stop-shopmechanisme.
Wijzigingen in dit beleid
Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken om wijzigingen in onze gegevensverwerkingsactiviteiten, toepasselijk recht of onze bedrijfsvoering te weerspiegelen. De meest recente versie wordt altijd gepubliceerd op robocorpus.be/privacy.html.
Bij materiële wijzigingen die van invloed zijn op uw rechten of de manier waarop wij uw gegevens gebruiken, stellen wij u op de hoogte per e-mail (als wij uw e-mailadres hebben) of door een prominente kennisgeving op deze website te plaatsen voordat de wijzigingen van kracht worden. Wij raden u aan deze pagina regelmatig te raadplegen.
Contact
Voor vragen over dit privacybeleid, het uitoefenen van uw rechten of het intrekken van toestemming, neem contact met ons op:
U kunt ook het contactformulier op onze website gebruiken. Vermeld in uw bericht dat het om een gegevensbeschermingskwestie gaat.
Dit privacybeleid werd voor het laatst herzien en bijgewerkt op 13 mei 2026. Toepasselijk recht: AVG (EU) 2016/679 en Belgische Wet van 30 juli 2018. Geschillen die voortvloeien uit dit beleid zijn onderworpen aan Belgisch recht en de jurisdictie van de Belgische rechtbanken.